Współczesne przedsiębiorstwa, niezależnie od branży, funkcjonują w skomplikowanym środowisku regulacyjnym. Aby sprostać wymaganiom prawa, standardów branżowych i rosnącym oczekiwaniom społecznym, coraz więcej organizacji wdraża compliance – system zarządzania zgodnością.
Czym dokładnie jest compliance, jakie korzyści przynosi i jakie wyzwania z nim się wiążą? Przyjrzyjmy się bliżej temu zagadnieniu.
Co oznacza compliance?
Słowo „compliance” pochodzi z języka angielskiego i oznacza „zgodność z czymś”. Jak wyjaśnia R. Bujalski w swoim słowniku orzecznictwa sądów europejskich, można wyróżnić:
- Full compliance (with sth) – całkowita zgodność z określonymi przepisami lub standardami.
- In compliance (with sth) – zgodnie z obowiązującymi regulacjami.
- To secure compliance (with sth) – zapewnienie przestrzegania wymogów.
Źródło: R. Bujalski, Angielsko-polski słownik orzecznictwa sądów europejskich, LEX/el., 2024.
Praktyka pokazuje, że brak możliwości zapewnienia zgodności przez firmy lub ich podwykonawców może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.
Historia i znaczenie compliance
Zasady compliance zaczęły zyskiwać na znaczeniu po kryzysie finansowym w 2008 roku. Jak zauważa prof. Bartosz Makowicz w monografii Compliance w przedsiębiorstwie, wydarzenia takie jak upadek Enronu, skandal związany z WorldCom czy kryzys kredytów subprime, uwypukliły konieczność zarządzania ryzykiem i przestrzegania regulacji.
Przestępstwa gospodarcze, korupcja i nadużycia kosztują przedsiębiorstwa miliardy dolarów rocznie, podważając ich reputację i zaufanie klientów.
Makowicz podkreśla, że compliance to nie tylko sposób na unikanie kar finansowych, ale również kluczowy element budowania kultury organizacyjnej opartej na etyce i odpowiedzialności.
Źródło: B. Makowicz, Compliance w przedsiębiorstwie, Wolters Kluwer Polska, Warszawa 2011.
Czym jest compliance w praktyce?
Compliance to system zasad, procedur i działań mających na celu zapewnienie zgodności działania organizacji z obowiązującymi przepisami prawa, regulacjami branżowymi oraz standardami etycznymi.
W praktyce obejmuje:
- Monitorowanie przepisów prawa – stałe śledzenie zmian w regulacjach, które mogą wpłynąć na działalność firmy.
- Tworzenie wewnętrznych regulacji – opracowanie polityk i procedur zgodnych z przepisami prawa.
- Szkolenia pracowników – edukacja personelu w zakresie standardów i zasad compliance.
- Audyt i kontrola – regularne sprawdzanie skuteczności wdrożonych procedur i ich udoskonalanie.
Czy istnieje standard zarządzania compliance?
Przy zarządzaniu systemem compliance warto opierać się na wypracowanych, międzynarodowych standardach, takich jak ISO 37301:2021.
Jest to międzynarodowa norma określająca wymagania dotyczące systemów zarządzania zgodnością (compliance).
ISO 37301 wspiera organizacje w tworzeniu, wdrażaniu i doskonaleniu systemów compliance, opartych na zasadach przejrzystości, proporcjonalności i zrównoważonego rozwoju. Normę mogą stosować wszystkie organizacje – bez względu na ich rozmiar, sektor czy charakter działalności – a jej wymagania mogą być certyfikowane przez niezależne jednostki certyfikujące.
Wdrożenie ISO 37301 umożliwia organizacjom lepsze zarządzanie ryzykiem związanym z niezgodnością, poprawę procesów zarządczych oraz budowanie kultury etycznej. Norma promuje przejrzystość i odpowiedzialność, zwiększa zaufanie interesariuszy i wspiera w zakresie ładu korporacyjnego.
Może być integrowana z innymi standardami, np. dotyczącymi zarządzania jakością czy zarządzania antykorupcyjnego, co pozwala na stworzenie spójnych ram zarządzania w organizacji.
Korzyści z wdrożenia compliance
Wdrożenie skutecznego systemu compliance przynosi wiele korzyści, w tym:
- Ograniczenie ryzyka prawnego
Przestrzeganie zasad compliance minimalizuje ryzyko nałożenia kar finansowych oraz odpowiedzialności cywilnej i karnej. - Poprawa wizerunku firmy
Przedsiębiorstwa przestrzegające przepisów zyskują zaufanie klientów, inwestorów i partnerów biznesowych. - Budowanie kultury organizacyjnej
Compliance promuje etyczne zachowania wśród pracowników, co wzmacnia kulturę organizacyjną. - Wzrost efektywności operacyjnej
Dobrze zaprojektowany system compliance ułatwia zarządzanie ryzykiem i poprawia procesy decyzyjne w firmie.
Wyzwania związane z compliance
Mimo licznych korzyści, wdrożenie i utrzymanie systemu compliance wiąże się z pewnymi wyzwaniami:
- Koszty wdrożenia i utrzymania
Budowa i rozwój systemu compliance to inwestycja, która wymaga zaangażowania finansowego i czasowego. - Kompleksowość regulacji
Globalizacja i różnorodność przepisów prawnych w różnych jurysdykcjach utrudniają pełne wdrożenie compliance w międzynarodowych organizacjach. - Opór kulturowy
Nie wszyscy pracownicy mogą być otwarci na zmiany związane z wdrażaniem nowych procedur.
Najlepsze praktyki w obszarze compliance
Kluczem do skutecznego compliance jest jego regularne doskonalenie. Organizacje powinny:
- Przeprowadzać regularne audyty – zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne, aby wykrywać potencjalne słabości systemu.
- Aktualizować procedury – dostosowywać je do zmieniających się wymogów prawnych i rynkowych.
- Porównywać swoje praktyki z najlepszymi standardami branżowymi – aby identyfikować obszary wymagające poprawy.
Źródło: Majcher Juditha, Otto Andrzej, Compliance. Przewodnik praktyczny.
Przy organizacji i zarządzaniu systemem compliance warto kierować się ww. standardem międzynarodowym ISO.
Compliance jako inwestycja w przyszłość
Choć compliance może wydawać się kosztownym przedsięwzięciem, w rzeczywistości jest inwestycją w stabilność i rozwój firmy. Przedsiębiorstwa, które traktują compliance poważnie, nie tylko unikają problemów prawnych, ale także budują trwałe relacje z klientami i partnerami biznesowymi.
Compliance to coś więcej niż przestrzeganie przepisów – to fundament nowoczesnego zarządzania, który pozwala firmom działać odpowiedzialnie, efektywnie i z sukcesem w zmieniającym się świecie.
Źródła:
- R. Bujalski, Angielsko-polski słownik orzecznictwa sądów europejskich, LEX/el., listopad 2024.
- B. Makowicz, Compliance w przedsiębiorstwie, Wolters Kluwer Polska, Warszawa 2011.
- Majcher Juditha, Otto Andrzej, Compliance. Przewodnik praktyczny.